Warum KMU oft vor KI scheitern

KI-Anwendungen sind für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) von großer Bedeutung, weil der Einsatz von künstlicher Intelligenz mit zahlreichen Versprechungen daherkommt. Daher war beim Unternehmerforum Oberlausitz (UFO) am 05. September die Arbeitsgruppe „Digitalstress“ und das Team vom PAL-Projekt (Perspektive Arbeit Lausitz) in mehreren Programmpunkten beim UFO 2024 in Bautzen aktiv. Die KI soll Vorteile bieten, die insbesondere KMUs dabei unterstützen, wettbewerbsfähig zu bleiben und ihre Effizienz zu steigern.

Was sind die Vorteile von KI für KMUs?

KI kann repetitive, zeitaufwändige Aufgaben automatisieren, was KMUs ermöglicht, ihre Ressourcen effizienter einzusetzen. Dies reduziert Kosten und gibt den Mitarbeitenden Zeit für wertschöpfendere Tätigkeiten.
KI-gestützte Datenanalyse hilft Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Durch die Analyse großer Datenmengen können KMUs Markttrends, Kundenverhalten und betriebliche Herausforderungen besser verstehen.
KI-basierte Systeme wie Chatbots oder Empfehlungssysteme verbessern die Kundenkommunikation und -zufriedenheit, indem sie maßgeschneiderte Lösungen bieten und schnell auf Anfragen reagieren.
Durch die Implementierung von KI können KMUs effizienter arbeiten und operative Kosten senken, indem sie Arbeitsprozesse straffen und Fehler minimieren.
KI ermöglicht KMUs, schneller zu wachsen und ihre Aktivitäten zu skalieren, da viele KI-Lösungen flexibel und anpassbar sind.
Da große Unternehmen (Amazon & Co.) häufig schon auf KI setzen, können KMUs durch den Einsatz von KI ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern und neue Geschäftsfelder erschließen, um mit größeren Akteuren mitzuhalten.
Insgesamt versprechen KI-Tools den KMU eine Möglichkeit, Innovationen voranzutreiben, die Effizienz zu steigern und sich auf die Kernkompetenzen zu konzentrieren, was für KMUs entscheidend ist, um langfristig erfolgreich zu sein.

Tino Schmidt und David Sauer beim UFO-Workshop. Beide stehen vor Aufstellern. David Sauer hält ein Mikro in der Hand. — Foto: Matthias Schmidt Tino Schmidt und David Sauer (v.l.n.r.) beim UFO-Workshop

Warum geht das so oft schief?

Die Arbeitsgruppe Digitalstress an der Hochschule Zittau/Görlitz schaut sich das Zusammenspiel von Mensch , Technik und Organisation (MTO) aus arbeitswissenschaftlicher Perspektive an und hilft Unternehmen bei der Vorbereitung und Begleitung von Veränderungsprozessen. Die Einführung von KI-Tools geht meist schief, wenn die Organisation und die Menschen nicht mitgenommen werden und Prozesse in der Wertschöpfungskette nicht in den Blick genommen werden. Beim Scheitern von KI-Implementierungen werden meist folgende Aspekte vergessen: Die Vorbereitung der Mitarbeitenden, der Organisation und der Arbeitsprozesse ist vor der Einführung von Künstlicher Intelligenz (KI) entscheidend, um eine erfolgreiche Integration zu gewährleisten. Hier sind einige wichtige Gründe:

Wie gelingt die Akzeptanz beim Mitarbeitenden?

Viele Mitarbeitende befürchten, dass KI ihre Arbeitsplätze bedrohen könnte. Eine gute Vorbereitung hilft, diese Ängste abzubauen, indem klar kommuniziert wird, dass KI Werkzeuge sind, die die Arbeit erleichtern und nicht ersetzen sollen. Ängste vor Statusverlust oder Rollenkonflikte sind zu bearbeiten.
Die Einführung von KI erfordert einen Kulturwandel insbesondere im Umgang mit Daten. Mitarbeitende und Führungskräfte müssen offen für Veränderungen sein und die Vorteile der neuen Technologien erkennen. Es ändern sich Rollen. Das gelingt durch Schulungen, klare Kommunikation und Einbindung der Belegschaft in den Einführungsprozess.
Kompetenzentwicklung: Mitarbeitende müssen Kompetenzen im Umgang mit KI-Systemen entwickeln, um deren Potenzial voll auszuschöpfen. Dies umfasst technische Fähigkeiten, aber auch die Fähigkeit, Daten zu interpretieren und mit neuen Technologien zu arbeiten.
Ohne ausreichende Zeit zur Entwicklung der Mitarbeitenden können Kompetenzlücken entstehen, die die Produktivität beeinträchtigen und die Einführung der KI (aus)bremsen.
Anpassung der Arbeitsprozesse: KI kann bestehende Arbeitsabläufe erheblich verändern. Um sicherzustellen, dass diese Veränderungen den gewünschten Nutzen bringen, müssen Prozesse oft vorab angepasst oder neu gestaltet werden, damit sie mit den KI-gestützten Systemen kompatibel sind.
Die Einführung von KI funktioniert am besten, wenn sie in bestehende Prozesse integriert wird. Diese Prozesse müssen eventuell gestrafft oder optimiert werden, um mit den neuen Systemen reibungslos zu interagieren. Hier liefert der BASA IV ein nützliches Instrument um Ressourcen und Probleme in der Arbeitsorganisation schnell und zuverlässig zu ermitteln.
Organisatonsentwicklung: Organisationen müssen flexibel sein, um sich den neuen Gegebenheiten anzupassen. KI kann zum Beispiel Entscheidungen in der Produktions- oder Kundenkommunikation beschleunigen, was eine schnellere Reaktionsfähigkeit der gesamten Organisation erfordert.
Die verschiedenen Abteilungen einer Organisation müssen darauf vorbereitet sein, KI-Technologien sinnvoll zu nutzen und zusammenzuarbeiten, um den maximalen Nutzen zu erzielen. Das kann bedeuten, es muss komplett reorganisiert werden, da die Logik der Aufbauorganisation von früher nicht mehr passt. Das sehen wir besonders häufig bei gescheiterten Digitalisierungsprojekten in der öffentlichen Verwaltung.
Ethische und rechtliche Fragen: Mitarbeitende müssen vorbereitet werden, wie KI verantwortungsbewusst und ethisch korrekt eingesetzt wird. Fragen des Datenschutzes (DSGVO), der Datensicherheit und der Transparenz sind wichtig, um rechtliche und ethische Konflikte und Probleme zu vermeiden.
Damit KI-Lösungen vertrauensvoll genutzt werden können, müssen Mitarbeitende verstehen, wie die Systeme arbeiten und wie Entscheidungen getroffen werden. Dies steigert das Vertrauen in die Technologie und deren Ergebnisse. Das bedeutet, dass die Anforderungen an Mitarbeitenden größer werden statt geringer.

Nur wenn Mitarbeitende und Prozesse gut vorbereitet sind, kann der Nutzen von KI schneller realisiert werden. Fehlende Vorbereitung führt oft zu einer Verzögerung der Produktivität und dazu, dass das Potenzial der Technologie nicht vollständig ausgeschöpft wird. Insgesamt sorgt eine gründliche Vorbereitung dafür, dass die Einführung von KI nicht als Störfaktor, sondern als hilfreiche Innovation wahrgenommen wird. Dies fördert die Akzeptanz, steigert die Effizienz und trägt zu einer erfolgreichen Integration in das Unternehmen bei. In Großkonzernen gibt es für die Vorbereitung und Implementierung von KI in die Organisation ganze Abteilungen, die den tiefgreifenden Veränderungsprozess steuern. KMU haben meist keine eigenen Expert*innen, daher ist es gut dass die Hochschule Zittau/Görlitz eine Projektgruppe hat, die speziell für regionale Unternehmen konkrete Unterstützung anbietet.

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Prof. Dr. rer. nat.

Matthias Schmidt

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