Institutssekretärin/Institutssekretär (m/w/d) - Kennwort: 50-2024 Sekretariat Institute -

Der Stelleninhaberin/demStelleninhaber (m/w/d) obliegen die Führung des Sekretariates sowie unterstützende Aufgaben bei der Beantragung, Abwicklung und Abrechnung von Forschungsprojekten, insbesondere:

• Organisation und Bearbeitung der Geschäftsabläufe des Sekretariates der Institute (z.B. Terminplanung, Postbearbeitung, Besuchermanagement, Telekommunikation, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen) einschließlich der verwaltungstechnischen Angelegenheiten (z.B. Materialbestellung),
• Unterstützung bei der Erstellung von Geschäftsbriefen, der Anfertigung von Protokollen, Projektunterlagen und anderen Schriftstücken,
• Organisation und Führung der Ablage und des Inventars,
• Bereitstellung institutsinterner Informationen sowie Schnittstelle zur Zentralverwaltung,
• organisatorische und administrative Unterstützung bei Veranstaltungen, Tagungen u. Beratungen,
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Verträgen für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte sowie der administrativen Betreuung studentischer Arbeiten,
• Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit der Institute (z.B. Pflege der Homepage).

Es werden folgende Kenntnisse und Fähigkeiten vorausgesetzt

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich (z.B. Kauffrau/-mann für Bürokommunikation),
• anwendungssicherer Umgang mit moderner und einschlägiger Büro-Kommunikationstechnik und -software,
• sehr guter mündlicher und schriftlicher Ausdruck und Kenntnisse der geltenden DIN-Regeln,
• praktische Erfahrungen in der Abwicklung des Geschäftsverkehrs sowie in der Erstellung von Schriftstücken und Präsentationen,
• Erfahrungen in der Schriftgutverwaltung und Registratur,
• Kommunikationskompetenz, selbstbewusstes Auftreten und Einfühlungsvermögen,
• Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift.

Darüber hinaus sind wünschenswert

• Einschlägige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich,
• Kenntnisse und Erfahrungen
  • zur Struktur und Organisation wissenschaftlicher Einrichtungen
  • im Bereich Projektmanagement und Controlling
  • in der Vorbereitung, Beantragung und Durchführung von Forschungsvorhaben sowie
  • zur Erstellung wissenschaftlicher Beiträge und Veröffentlichungen,
• weitere Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere tschechisch/polnisch.

Wir erwarten von Ihnen

• Bereitschaft sowie Interesse, sich fachlich, sprachlich und persönlich weiterzuentwickeln,
• Interesse an wissenschaftlichen Themen und Aufgabenstellungen der in den Instituten vertretenen Fachdisziplinen,
• strukturierte, zielorientierte und umsichtige Arbeitsweise sowie Organisationstalent,
• Flexibilität sowie hohes Engagement und Motivation für die Mitarbeit an den Hauptzielen der Institute,
• die Bereitschaft zum Einsatz in anderen administrativen (vergleichbaren) Aufgabengebieten der HSZG, bei Bedarf am Standort Zittau.

Wir bieten Ihnen

• ein interessantes und anspruchsvolles Tätigkeitsfeld in einem qualifizierten, aufgeschlossenen und engagierten Team,
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung,
• persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten durch gezielte Fort- und Weiterbildung,
• attraktive Sozialleistungen (betriebliche Altersvorsorge, Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen) sowie
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit Angeboten zur betrieblichen Gesundheitsförderung und die Möglichkeit zur Nutzung eines Jobtickets.